Volumul mare de lucru într-o companie este, mai mereu, completat de volumul mare de documente, de orice fel, pe care este greu să le administrăm. Pentru a face ca efortul să fie mai mic și eficiența lucrului cu documente să ducă la rezultatele scontate, este important să stim că apelarea la un sistem de management electronic al acestora ne va veni în ajutor.

Importanta unui DMS intr-o companie
Central Knowledge Management*
Am observat, cu toții, că lucrul în administrația publică, spre exemplu, este încet. Doar cu răbdare și timp îndelung îți poți rezolva anumite chestiuni, deoarece lucrul cu hârtii este greoi. Pentru a înregistra o evoluție în administrația publică, șeful din anul 2005 al Comisiei IT&C din Camera Deputaților, deputatul Varujan Pambuccian, a estimat ca va fi nevoie de cel putin un deceniu. Precum spunea acesta, trecerea de la hârtie la forma electronică a documentelor, este obligatorie. La 3-4 ani de la aceasta estimare, primele rezultate erau, deja, vizibile. Dar, în cazul relației pe care aparatul administrativ îl are cu cetățenii, mai este nevoie, se pare, de timp pentru ca documentele tipărite pe hârtie să treacă la varianta electronică. S-a crezut, și acum se crede și mai mult, că adoptarea, de către organizații, a unui sistem de management electronic al documentelor va duce la economii anuale substanțiale. și dacă ne gândim că se economisesc câteva milioane de euro, adoptarea unui astfel de sistem este la fel de importantă pentru bunul mers al companiei, precum este compania însăși.

 

Managementul documentelor, prescurtat DMS și cunoscut cu aceasta abreviere de la termenul din limba engleză, Document Management System, este, așadar, de o importanță primordială. La nivel european, conform unor studii în domeniu, se pierdeau, acum 10 ani, câteva miliarde de euro și doar un procent de 23% din totalul organizațiilor guvernamentale aveau o strategie de management al documentelor, care se dovedea a fi eficientă. Însă nu vă gândiți ca un software de management al documentelor aduce economii doar într-un sens. Ca orice parte integrantă dintr-un ciclu complex, acesta atrage după sine schimbări și reduceri variate, fiind în legătură cu multe alte părți importante ale organizației în cauză.

 

Economia de hârtie este doar un beneficiu. Reducerea costurilor cu spațiul de arhivare și cele care au legătură cu angajații sau orele suplimentare necesare gestionării documentelor pe hârtie sunt alte părți bune care vin odată cu un management electronic de administrare a documentelor. Totuși, un prim beneficiu adus de implementarea unui sistem de management al documentelor într-o organizație rămâne creșterea gradului de eficiență operațională în cadrul acesteia. Ce înseamna, însă, concret, această eficiență? Operațiunile interne sunt optimizate, costurile operaționale sunt reduse, erorile umane sunt eliminate, timpul de răspuns la solicitările din cadrul organizației, între departamente, este micșorat, productivitatea individuală și, implicit, la nivelul macro, este crescută, manipularea documentelor se face mult mai ușor, actul decizional capătă o mai mare transparență, informația este mult mai disponibilă și, foarte important, accesul la informație este de o mai mare securitate.

De ce sa acorzi importanta unui DMS
Paperwork in a filling cabinet*

Așadar, software-ul de administrare a documentelor este o cale eficientă de a depozita, edita și împărtăși documente, în format digital. În Statele Unite și Marea Britanie, legislația cere ca fișierele și documentele să fie stocate în format digital, în detrimentul căii tradiționale, reprezentată de către hârtie. În multe sectoare, aceste reguli și reglementări sunt, deja, puse în aplicare, aducând atât de multe beneficii. Acest lucru se întâmplă dintr-un motiv foarte simplu: va conduce, pe viitor, la tranziția către formatul electronic al documentelor și la o eficientizare a muncii și costurilor aferente. Există o mai mare siguranță în folosirea de programe de administrare a documentelor în format electronic. Utilizatorii neautorizați nu mai au acces la informațiile sensibile atât de simplu, aceștia trebuind să treacă prin mai multe straturi de securitate. Nu mai vorbim de ideea, atât de susținută astăzi, a variantelor de produse eco. Prin arhivarea electronică a documentelor, natura este respectată și resursele naturale economisite.

 

Pe scurt, programele de administrare a documentelor în format electronic reprezinta viitorul. Securizezi, stochezi, indexezi și poți să reiei documentele importante ori de câte ori e nevoie. Excel, Microsoft Word, java, Maya, 3D Studio Max, exe și altele sunt tipuri de documente care se pot stoca prin acest programe. Facturi, contracte, procese verbale semnate în cadrul organizației, raporturi între organizație și alte companii, agende, note personale, e-mailuri și Curriculum Vitae sunt de asmenea documente regăsibile în orice organizație. Dacă ai nevoie de un program de încredere, alege un DMS pus la dispoziția ta de către Lantech-Soft, companie care activează în domeniu de peste 20 de ani.

  *Nota:Acest site se afla în parteneriat cu ShutterStock.Te rog vizitează-le site-ul și nu redistribui aceste imagini.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Send this to a friend